Management of Erasmus+ projects

Theory

https://www.oph.fi/fi/ohjelmat/strategisen-kumppanuushankkeen-ka2-hallinnointi-2014-2020-myonnetyt-hankkeet

Mobility Tool+

https://webgate.ec.europa.eu/cas/login?loginRequestId=ECAS_LR-4600323-CZLX7mNfKaTtTrvvSJQUYveoJr3bCYYELNY9vtSfh4HmVzshV481WQx4AfC47yencVgtENjfYX7Ipqzp4M9m2K-rS0vSrmBGYCXj7zKedIJ2M-lyvzbHkNacdhfKlC2G4tAHhuTSIl46ze2yDg0533JevMN5CGXtacRsffbfjLmZyrcduxzP2YO6aUzTq5oXJtKOK

Distance Calculator

Online seminar 2022

5. Liittet ja hanketietokanta

Declaration of honor!

Talousraportti:

• Exceptional costs
• Travel documents.

Päivitä hanketietokanta! Hanketietokanta on aktiivisessa käytössä (etsitään uusia partnereita etc). http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/projects/

• Muista panostaa kuvaukseen.
• Logo, www-osoite

Raportointiohje.pdf

https://laatikko.oph.fi/s/pSCFsH6Zy2BgwtF?dir=undefined&path=%2F&openfile=643202

Loppuraporttiin päivitetty hankekuvaus

• Kuvaus toimii myös hankkeen ja oman organisaatiosi markkinointitekstinä
• Panosta kuvaustekstiin! Tee kuvauksesta mahdollisimman selkeä, kiinnostava ja konkreettinen.
• Jaa kuvaus seuraavien otsikoiden/aiheiden alle:
  • Background: Hankkeen tausta ja konteksti, miksi hanketta haettiin? Ketkä mukana?
  • Objectives: Mitä hankkeella haluttiin saavuttaa?
  • Implementation: Kuvaus keskeisistä toiminnoista mitä hankkeessa on tehty
  • Results: Mitä on saatu aikaan: tulokset ja tuotokset sekä vaikuttavuus ja hyödyt käyttäjille ja kohderyhmille. Pohdi myös pitkän ajan vaikutuksia ja hyötyjä
• Kuvaa hankkeen konkreettisia saavutuksia ja tuloksia (Tuotteiden, levitystilaisuuksien ja opinto- ja koulutustilaisuuksien kuvaus tulee omaan kohtaansa):
  • Saavutettiinko hankkeen alkuperäiset tavoitteet?
  • Saatiinko aikaiseksi jotain sellaista mitä ei hankkeen alkuperäisessä tavoitteenasettelussa ollut?
  • Jos kaikkia asetettuja tavoitteita ei saavutettu, niin kerro miksi ei – mitä mahdollisia haasteita/esteitä tavoitteiden saavuttamisessa ilmeni hankkeen aikana?
• Kuvaa tässä myös pienimuotoisen materiaalin tuottamista, jos hankkeessa ei tehty varsinaisia tuotteita (=intellectual output).
• Hankkeen innovatiivisuus: mitä uutta hankkeessa on tehty/saatu aikaiseksi verrattuna aiempaan kehittämistyöhön/hankkeisiin?
• *) jos hankkeessa mukana muita toimijoita esim. paikallis –ja / tai alueviranomaisia, kuvatkaa sitä miten heidän tuki auttoi saavuttamaan vaikutuksia

Hankkeen painopisteet:

• Mihin painopisteisiin hanke on liittynyt (voit valita useamman vaihtoehdon, mutta valitse vain olennaisimmat). Jos valitset eri painopisteet kuin hakemuksessa, niin kerro miksi.

Hankkeen teemat: • Mitkä olivat hankkeen keskeiset teemat (voit valita useamman vaihtoehdon). Jos valitset eri teemat kuin hakemuksessa, niin kerro miksi.

3.1.) Participants

• Kuvaa hankkeen kohderyhmiä. Miten osallistujat valittiin ja miten heitä osallistettiin hankkeen eri toiminnoissa?
• Tuliko kohderyhmiin muutoksia hankkeen aikana?
• Oliko hankkeessa mukana toimijoita, joilla oli muita vähemmän mahdollisuuksia osallistua (fewer opportunies)? Kuvaa mihin ja miten he osallistuivat.
• Arvioi kuinka moni osallistui hankkeen paikallisiin aktiviteetteihin esim. opettajat, opiskelijat, työelämänedustajat ym. ja kuvaa millaisiin aktiviteetteihin he osallistuivat.

4) Project management

• Miten varmistitte, että budjetin seuranta ja ajankäytön hallinta hoidettiin asianmukaisesti hankkeessa (hallinnon näkökulma seurantaan).
• Seuranta (monitoring): Miten hankkeen onnistumista, tavoitteiden toteutumista ja toiminnan laatua seurattiin ja arvioitiin? Millaisia laadullisia ja määrällisiä mittareita käytettiin?
• Arviointi (evaluation): Miten arvioitte, missä määrin projekti saavutti tulokset ja tavoitteet? Mitä mittareita käytit projektin tulosten laadun mittaamiseen? Millaista arviointitietoa kerättiin? Ketkä osallistuivat arviointiin?
• (jos relevanttia:) Kuvaa mahdollisia hanketyössä eteen tulleita haasteita ja

millaisia ratkaisuja niihin löydettiin. Millaisia riskienhallintamenetelmiä käytettiin (esim. konfliktien ratkaiseminen ym.)

(5) Implementation • Kuvaa hankkeen toimintoja (työsuunnitelmaa), myös millaisia toimintoja rahoitettiin hankkeen hallinto ja toteutus –budjettiluokasta. • Kuvaa hankkeen toteutukseen valittuja menetelmiä ja kokonaiskuvaa työskentelyprosessista. • Kuvaa partneriyhteistyötä ja partnereiden roolia hankkeessa. Millaista osaamista partnerit toivat yhteiseen kehittämistyöhön? Mitä opittiin toisilta? • Kuvaa yhteistyötä partnereiden kanssa. Mitä parantaisitte, jos toteuttaisitte vastaavan hankkeen tulevaisuudessa? • Kuvaa toiminnan kohderyhmiä.

(5.1.)Transnational project meetings

• Kuvaa hankekokouksia:
• kokousten tavoitteet/keskeiset sisällöt
• Osallistujat
• Miten kokoukset tukivat hankkeen toteuttamista?
• Mahdolliset muutokset
• Virtuaalisena toteutetuista hankekokouksista on hyvä viedä keskeiset työkokoukset Mobility Tooliin

(5.2.) Intellectual outputs

• Kuvaa hankkeessa tehtyjä tuotteita/tuotoksia (opetusmateriaali, opetussuunnitelma, selvitykset, raportit, työkalut tms.): sisältö, käyttötarkoitus, hyödyt käyttäjille/kohderyhmille, siirrettävyys ja käyttöönotto jne.
• Mikäli tuotteet eivät toteutuneet hankesuunnitelman mukaisina, kerro miksi.
• Käytä tuotteiden kuvauksessa samoja nimiä kuin hakemuksessa/sopimuksessa mainitut.
• Jos tuotteet löytyvät verkkosivuilta, liitä mukaan osoite ja mahdolliset salasanat.
• Tuotteet tulee myös ladata Erasmus+ Project Results -hanketietokantaan

(5.3.) Multiplier events

• Kuvaa järjestettyjä levitystapahtumia:
• sisältö – kuvaa sisältöä riittävästi, jotta sen hyötyä levityksen kannalta voi arvioida
• osallistujat
• keskeiset tulokset ja mahdollinen osallistujapalaute
• Miten tilaisuudet ovat tukeneet tulosten ja tuotteiden levitystä?
• Mainitse myös mihin tuotteeseen/tuotteisiin (intellectual output) tapahtuma on liittynyt.
• Mikäli levitystilaisuudet eivät toteutuneet hankesuunnitelman mukaisina, kerro miksi.
• Jos tilaisuuksien materiaali on saatavilla sähköisesti, liitä mukaan verkkosivujen osoite.

5.4.) Learning/teaching/training activities

• Kuvaa järjestettyjä opinto- ja koulutustilaisuuksia:
• Tapahtumien keskeinen sisältö ja toteutus – kuvaa riittävän tarkasti
• Tapahtumien suunnittelu ja valmistelu (myös esim. opiskelijoiden valinta ja valmistautuminen

liikkuvuuteen)

• Osallistujat (opettajat ja/tai opiskelijat) ja heidän roolinsa
• Osaamisen tunnistamisen ja tunnustamisen käytännöt
• Tulokset ja arviointi (mm. osallistujien palaute)
• Miten tilaisuudet tukivat hankkeen tavoitteiden toteutumista?
• Kuvaa myös työskentelyä opiskelijoiden/oppilaiden kanssa virtuaalisesti/omassa oppilaitoksessa
• Ovatko toiminnot olleet suunnitelman mukaisia (sisältö, määrät)? Jos on muutoksia, kuvaa millaisia muutoksia on tehty ja miksi?
• Ohjelmat tms. tulee liittää osaksi raporttia

6) Follow up: (6.1.) Impact

• Kuvaa hankkeen hyötyjä ja vaikutuksia partnereihin ja muihin hankkeeseen osallistuneisiin tahoihin.
• Kuvaa hankkeen kohderyhmiä ja sidosryhmiä. Miten ne ovat ottaneet hankkeen tulokset/tuotteet käyttöön ja miten he ovat hyötyneet hankkeesta ja sen tuloksista?
• Kuvaa hankkeen todennettuja ja/tai potentiaalisia vaikutuksia paikallisesti, alueellisesti ja EU-/kv-tasolla. Millaiset laadulliset ja määrälliset mittarit todentavat vaikutuksia?
• Miten hanke on edistänyt valitun/valittujen painopisteiden mukaisia tavoitteita? Arvioi miten hyvin hanke on pystynyt tuottamaan niitä vaikutuksia ja hyötyjä mitä hankesuunnitelmassa tavoiteltiin.

(6.2.) Dissemination and Use of Projects Results

• Kuvaa levityksen kohderyhmiä partneriorganisaatioissa ja niiden ulkopuolella. Mitkä ovat olleet

levityksen kohderyhmät paikallisella/alueellisella/kansallisella/EU-tasolla? Miksi ko. kohderyhmät valittiin?

• Millaisia levitystoimenpiteitä hankkeessa toteutettiin ja millaisia kanavia hyödynnettiin?
• Kerro myös millaista palautetta saatiin kohderyhmiltä ja käyttäjiltä.
• Kuvaa tuotteiden/tuotosten saatavuutta.
• Miten on varmistettu, että hankkeen tulokset ja tuotteet ovat kohderyhmien/loppukäyttäjien saatavilla, myös hankkeen päättymisen jälkeen?
• Mikäli tuotteiden saatavuutta on osin rajoitettu, kerro miksi.
• Arvioi, miten hankkeen tuloksia voidaan hyödyntää muissa hankkeissa tai konteksteissa.

(6.3.) Sustainability

• Mitkä toiminnot/käytännöt, tulokset ja tuotteet jäävät elämään hankerahoituksen päätyttyä osallistuvissa organisaatioissa ja niiden ulkopuolella?
• Miten tulosten/tuotteiden jatkuvuus on varmistettu?

Liitteet (2)

• Allekirjoitettu Declaration of Honour
• Tuotteet, elleivät ole saatavilla hankkeen verkkosivuilta/oppimisalustalta tms. (liitä tarvittaessa mukaan salasanat)
• Oppimis- ja koulutustilaisuuksien ohjelmat (jos ei kuvattu jo LTT-kuvauksen yhteydessä tai löydy helposti esim. verkkosivuilta)

Talousraportin liitteet:

• Tositteet poikkeuksellisista kuluista (exceptional costs)
• Matkustusdokumentit (matkalippu, matkatoimiston lasku) mikäli matka on kohdistunut muualle kuin partneriorganisaation sijaintipaikkaan ja distance band on muuttunut verrattuna hyväksyttyyn budjettiin

References

• https://laatikko.oph.fi/s/pSCFsH6Zy2BgwtF
• https://laatikko.oph.fi/s/pSCFsH6Zy2BgwtF?path=%2F&openfile=643202

• http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/projects/
• https://www.oph.fi/fi/ohjelmat/strategisen-kumppanuushankkeen-ka2-hallinnointi-2014-2020-myonnetyt-hankkeet
• https://webgate.ec.europa.eu/cas/login?loginRequestId=ECAS_LR-4600323-CZLX7mNfKaTtTrvvSJQUYveoJr3bCYYELNY9vtSfh4HmVzshV481WQx4AfC47yencVgtENjfYX7Ipqzp4M9m2K-rS0vSrmBGYCXj7zKedIJ2M-lyvzbHkNacdhfKlC2G4tAHhuTSIl46ze2yDg0533JevMN5CGXtacRsffbfjLmZyrcduxzP2YO6aUzTq5oXJtKOK